Signieren von Rechtsdokumenten mit E-Signaturen

Aus gegebenem Anlass erläutern wir nachstehend häufig gestellte Fragen zu möglichen Anwendungsfeldern sog. elektronischer Signaturen (nachfolgend „E-Signaturen“).

Der Artikel zeigt auf, dass die zutreffende Entscheidung über das „ob“, „wie“ und „wo“ der Nutzung von E-Signaturen sowohl rechtlich als auch kommerziell anspruchsvolle Vorüberlegungen erfordert, die unternehmensweit koordiniert geplant und umgesetzt werden müssen.

I. Was ist eine “elektronische Signatur“?

Dem Zweck nach entsprechen E-Signaturen der eigenhändigen Unterschrift auf einem Papierdokument. Das Gesetz kennt verschiedene Formen von E-Signaturen, die hinsichtlich Sicherheitsgrad und Beweiswert jeweils variieren (vgl. Artt. 25 ff. der Verordnung (EU) Nr. 910/2014). Insoweit sind „einfache“, „fortgeschrittene“ und „qualifizierte“ E-Signaturen zu unterscheiden:

a. Die einfache E-Signatur ist eine maschinenschriftliche Wiedergabe
des Namens des Unterzeichners.
b. Die fortgeschrittene E-Signatur ist ein Kennzeichen, das den
Unterzeichner eindeutig identifiziert und sichergestellt, dass dieser
Urheber des signierten Dateninhalts ist; hierzu müssen insbesondere
nachträgliche Inhaltsveränderungen erkennbar bleiben.
c. Die qualifizierte E-Signatur ist eine fortgeschrittene E-Signatur,
die auf einem qualifizierten Zertifikat beruht und mittels einer
besonders sicheren Signaturerstellungseinheit erzeugt wurde.

II. Welche Verträge können/müssen elektronisch signiert werden?

Nach deutschem Recht können Verträge grundsätzlich formfrei geschlossen werden. Eine E-Signatur ist in diesen Fällen nicht zwingend erforderlich, kann aber zur Beweissicherung durchaus sinnvoll sein (vgl. hierzu III. unten).

Ausnahmsweise kann eine E-Signatur zwingend erforderlich sein, insbesondere um gesetzliche Formanforderungen (z.B. Schriftform) zu wahren (vgl. hierzu IV. unten)

Es gibt allerdings auch Fälle, in denen die Nutzung einer E-Signatur untersagt ist (vgl. hierzu V. unten).

Da der Erklärungsempfänger grundsätzlich nicht verpflichtet ist, geeignete Geräte zum Empfang (nicht nur elektronischer!) Erklärungen betreiben, sollten Sie sich (als für den Zugang ihrer Erklärung Beweisbelasteter) unbedingt vorab vergewissern, dass der Empfänger ihre Erklärung erhalten und lesen kann. Wegen des (noch) relativ geringen Verbreitungsgrads qualifizierter E-Signaturen ist geboten, sich vorab das Einverständnis des Empfängers zur Nutzung (zumindest) solcher Signaturen zu sichern (zumal dies teilweise als rechtliche Zulässigkeitsvoraussetzung gewertet wird!).

Bitte beachten Sie auch, dass für die elektronische Kommunikation mit deutschen Gerichten (namentlich „bestimmende“ Schriftsätze wie z.B. Klage- und Rechtsmittelschriften) teils besondere Anforderungen gelten, die vorliegend nicht weiter behandelt werden.

III. Freiwillige Anwendungsfälle (Beweissicherung)

Auch wenn kein gesetzliches Formerfordernis greift, kann je nach Risikolage bzw. Beweissicherungsbedarf geboten sein, eine fortgeschrittene oder qualifizierte E-Signatur einzusetzen. Regelmäßig dürfte dies z.B. für Beschlüsse des Vorstands und Aufsichtsrats einer Aktiengesellschaft gelten, wo der analogen Protokollierung am ehesten wohl die fortgeschrittene elektronische Signatur entspricht.

IV. Zwingende Anwendungsfälle

Verträge die aufgrund gesetzlicher oder (eindeutiger) vertraglicher Bestimmung handschriftlich zu unterzeichnen sind, bedürfen einer qualifizierten elektronischen Signatur. Der Gesetzgeber hat insoweit entschieden, dass nur diese dem (hohen) Beweiswert der Schriftform des § 126 BGB gleichgesetzt werden soll (vgl. §§ 126 Abs. 3, § 126a BGB). Dementsprechend müssen qualifizierte elektronische Signaturen beispielsweise in folgenden Fällen eingesetzt werden:

1. Mietverträge über Wohn- und (v.a.) Gewerberäume (vgl. § 550 BGB),

2. Übertragung von Betriebsratsaufgaben und Betriebsrats-Sitzungsprotokolle (vgl. § 27 Abs. 2 BetrVG, § 34 Abs. 1 BetrVG),

3. Prüfungsberichte über den Jahresabschluss der Aktiengesellschaft (vgl. § 171 Abs. 2 S. 1 AktG),

4. Wertpapiergeschäfte z.B. im Zusammenhang mit der Verwahrung oder Verpfändung von Wertpapieren (vgl. z.B. §§ 5 ff. DepotG).

Neben den in §§ 126 ff. BGB vorgesehenen gibt es zahlreiche weitere Formerfordernisse (auch im Unionsrecht), die der Sache nach eine fortgeschrittene oder sogar qualifizierte elektronische Signatur erfordern. Ein prominentes Beispiel sind Verträge zur Auftragsdatenverarbeitung. Hier ist „Schriftlichkeit“ gefordert, die auch durch „elektronisches Format“ gewahrt werden kann. Die Mehrdeutigkeit dieser Begriffe innerhalb der Logik der §§ 126 ff. BGB (und auch der Verordnung (EU) Nr. 910/2014!) veranschaulicht, dass die Wahl der „richtigen“ elektronischen Signatur in verschiedenen Anwendungsfällen rechtlich wenig triviale Vorfragen aufwirft. Auch hier wird unter Compliance-Gesichtspunkten eine einzelfallbezogene Bewertung unumgänglich bleiben.

V. Verbotene Anwendungsfälle

Die Nutzung einer elektronischen Signatur kann – trotz „analogen“ Formerfordernisses – auch untersagt sein. Dies betrifft zum einen Fälle, in das Gesetz (zum besonderen Schutz der Dokumentenechtheit und/oder vor übereilter Erklärung) die elektronische Form ausdrücklich ausschließt, z.B. bei:

1. Verbraucherdarlehen (§ 492 BGB),

2. Kündigungen und Arbeitszeugnisse (vgl. §§ 623, 630 BGB)

3. Verbraucher-KYC-Dokumentation (gilt nicht für WebIdent),

4. Bürgschaftserklärungen (vgl. § 766 BGB),

5. Schuldversprechen und -anerkenntnisse (vgl. §§ 780 f. BGB),

6. Abschluss von Betriebsvereinbarungen (vgl. § 77 Abs. 2 S. 1 BetrVG).

Zum anderen kann sich aus bestimmten Formerfordernissen auch ein implizites (!) Verbot elektronischer Signierung ergeben. Solche Fälle sind beispielsweise:

1. (Form-)Vorschriften, die den Begriff der “Urkunde” verwenden (z.B.
   Abtretungsurkunden i.S.v. § 409 Abs. 1 BGB oder
   Inhaberschuldverschreibungen i.S.v. § 793 BGB),

2. (Form-)Vorschriften, die den Begriff der „Aushändigung“ verwenden (z.B. Vollmachtsurkunden i.S.v. § 172 BGB),

3. Verträge und Willenserklärungen, die einer „strengeren“ Form als der Schriftform unterliegen (z.B. notarielle Beurkundungen i.S.v. § 128 BGB i.V.m. §§ 6 ff. BeurkG).

Nicht jeder Notariatsvorgang ist damit von der elektrischen Form ausgeschlossen. „Einfache Zeugnisse“ i.S.v. § 39 BeurkG (z.B. bestimmte Beglaubigungen, Bescheinigungen über öffentliche Registereintragungen) kann der Notar auch elektronisch errichten (vgl. § 39a BeurkG).

Ob die Verwendung elektronischer Signaturen auch vertraglich ausgeschlossen werden kann, ist streitig. Die Zulässigkeit einer solchen Vereinbarung wird letztlich oftmals von den Umständen des konkreten Einzelfalls abhängen.

VI. Verwendung von elektronischen Signaturen in anderen Rechtsordnungen

Weitere Fragen wirft die Verwendung von elektronischen Signaturen v.a. im Rechtsverkehr mit verbundenen Konzerngesellschaften oder Geschäftspartnern, die einer ausländischen Jurisdiktion unterliegen. Besondere Probleme ergeben sich im Verhältnis zu den Rechtsordnungen von Kanada, China, Kuwait, Russland, Singapur und der Türkei.

Zu diesem Thema haben wir eine Reihe verschiedener grenzüberschreitender regulatorischer Umfragen durchgeführt. Eine dieser Umfragen erstreckte sich über alle wichtigen Finanzzentren (40 Jurisdiktionen). Insbesondere wurden Fragen zu den folgende Bereiche erfasst:

• die Zulässigkeit und die rechtlichen Grundlagen elektronischer
  Lösungen: elektronische Unterschriften, elektronischer Zustellung,
  elektronischer Erfassung, elektronische Uploads und anderer ähnlicher
  Lösungen;
• die rechtliche Durchsetzbarkeit von Ansprüchen unter Anwendung dieser
  Lösungen gegenüber Kunden;
• zur Nutzung dieser Lösungen erforderliche behördliche
  Einwilligungen;
• Fragen im Zusammenhang mit der grenzüberschreitenden Nutzung dieser
  Lösungen
• Formale Anforderungen, die bei der Verwendung von elektronischen
  Signaturen und anderen Lösungen zu erledigen sind
• Welche Arten von Dokumenten/Vereinbarungen mit elektronischen
  Signaturen unterzeichnet werden können und welche nicht;
• diesbezügliche datenschutzrechtliche Fragestellungen; und
• Anforderungen an die Dokumentenaufbewahrung und deren Auslegung im
  Zusammenhang mit elektronischen Signaturen.

VII. Auswahl geeigneter E-Signaturlösungen

1. Aktuell konkurriert eine Vielzahl von Anbietern elektronischer Signaturdienste auf dem globalen Markt. Bei der Anbieterauswahl spielen – neben anbieterseitig zugesicherten Datensicherheits-standards – kommerzielle Faktoren eine wichtige Rolle.

2. Zu den wesentlichen diesbezüglichen Überlegungen gehören Kosten, Komfort, Kompatibilität und Integrationsaufwände, der Standort der Server und die Angemessenheit der Wiederherstellungsplanung.

Als Kanzlei, die „Legal Tech“ Lösungen nicht nur anwendet, sondern auch selbst entwickelt, verfügt Simmons & Simmons über die erforderliche Marktkenntnis, um Sie auch bei der kommerziellen Bewertung von E-Signaturlösungen zu unterstützen.