Einführung eines einheitlichen Basisregisters - ein Meilenstein?

Am 10. Juni 2021 verabschiedete der Deutsche Bundestag das Gesetz zur Errichtung und Führung eines Registers über Unternehmensbasisdaten und zur Einführung einer bundeseinheitlichen Wirtschaftsnummer für Unternehmen.

Bundesminister Peter Altmaier begrüßte das sogenannte Unternehmensbasisdatenregistergesetz (UBRegG) in einer Pressemitteilung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie vom 11. Juni 2021, im Zuge dessen beim Statistischen Bundesamt (Registerbehörde) ein Register über Unternehmensbasisdaten errichtet und betrieben werden soll. Dieses sogenannte „Basisregister“ ist Teil des am 14. April 2021 von der Bundesregierung geschlossenen „Pakets für Bürokratieerleichterungen“. Hinter der Schaffung des angekündigten Registers verberge sich ein Meilenstein auf dem Weg zu Digitalisierung und Modernisierung der Verwaltung. Die Verabschiedung des UBRegG sei lange überfällig.

1. Wesentlicher Inhalt sowie Sinn und Zweck des UBRegG

a) Überblick

Das Basisregister soll alle wirtschaftlich aktiven Einheiten in Deutschland als Unternehmen abbilden und datenseitig zentralisieren - betroffen sind mithin alle wirtschaftlich tätigen natürlichen und juristischen Personen sowie Personenvereinigungen, sofern diese mindestens in einem Verwaltungsregister aufgeführt sind. Das bedeutet, dass die in der deutschen Registerlandschaft vorhandenen 120 Einzelregister mit Unternehmensbezug in einem einzigen Register gebündelt werden sollen. Zu den an das Basisregister zu übermittelnden und dort zu speichernden Unternehmensbasisdaten gehören Stammdaten, Identifikationsnummern und Metadaten - zum Beispiel Name oder Firma, Sitz der Gesellschaft, Geschäftsanschrift sowie sektorspezifische Identifikatoren, wie die Handelsregisternummer.

Langfristiges Ziel des UBRegG ist insbesondere die Vermeidung von Mehrfachmeldungen identischer Stammdaten und Identifikatoren an sowie eine redundante Datenhaltung in mehreren Registern. Auf Dauer soll durch das Basisregister die Effizienz und die Qualität von Verwaltungsregistern gesteigert werden. Insbesondere soll eine wesentliche Entlastung von Bürokratiepflichten, vor allem im Bereich der Meldepflichten von Unternehmen, geschaffen werden. Hierfür müssen zunächst die infrastrukturellen Voraussetzungen für eine umfassende Digitalisierung der Verwaltungsleistungen geschaffen werden als wichtiges Element zur Umsetzung des sogenannten „Once-Only“-Prinzips. Wie der Name „Once-Only“ bereits verrät, soll es nach diesem Prinzip ausreichen, Basisdaten einer Behörde und damit den angeschlossenen Registern nur einmal mitzuteilen. Die Behörden werden ihrerseits ermächtigt die Daten wiederzuverwenden und untereinander auszutauschen, sodass eine Verringerung des Verwaltungsaufwands erreicht wird.

b) Bundeseinheitliche Wirtschaftsnummer

Um die eindeutige Identifikation von Unternehmen in Deutschland zu erleichtern, soll jedem Unternehmen mit Aufnahme in das Basisregister eine bundeseinheitliche Wirtschaftsnummer nach § 139c der Abgabenordnung zugeordnet werden. Diese soll den Datenaustausch zwischen den registerführenden Verwaltungsbehörden anhand der jeweiligen Nummer ermöglichen.

c) Bürokratieabbau und Entlastung von Unternehmen

In der Praxis sollen Unternehmen ihre eintragungspflichtigen Daten künftig nur gegenüber dem zentralisierten Basisregister mitteilen und nicht mehr gegenüber einer Vielzahl verschiedener Register („Once-Only“-Prinzip). Zudem soll das Basisregister bereits erfasste Daten durch andere Register übermittelt bekommen und zentral speichern sowie verwalten. Die dadurch erreichte Datenzentralisierung soll das Basisregister zu einem „Sammelbecken“ für die Datenerfassung machen und die Qualität und Quantität aller anderen Register übertreffen.

d) Verbesserung der Qualität der erfassten Daten

Neben der Entlastung der Bürokratie soll das Basisregister die Qualität der erfassten Daten verbessern. Dafür sieht das UBRegG zwei automatisierte Verfahren vor. Einerseits wurde ein Übermittlungsmechanismus implementiert, durch den die Basisregisterbehörde den öffentlichen Stellen regelmäßig und wiederkehrend bei Neugründung, Änderung oder Beendigung eines Unternehmens aktualisierte oder neue Daten zur Verfügung stellen soll. Daneben haben öffentliche Stellen unter bestimmten Voraussetzungen die Möglichkeit der Datenabfrage.

2. Zeitrahmen für die Umsetzung des UBRegG

Der Bundestag äußerte sich zu der geplanten Umsetzung des Gesetzes wie folgt:

Im ersten Quartal 2022 solle die Finanzierung des Gesamtvorhabens geklärt werden, im dritten Quartal wolle man die erste Rechtsverordnung mit Details zur technischen Umsetzung der ersten Ausbaustufe verabschieden. Im vierten Quartal 2022 soll das Kernsystem des Unternehmensbasisregisters stehen, auf dem der Erstaufbau des Datenbestands aus den Quellregistern aufsetze.

Im zweiten Quartal 2023 sollen die Schnittstellen zu den Quell- und angebundenen Registern fertig werden, über die der Datenaustausch zur Aktualisierung von Unternehmensbasisregister, Quell- und angebundenen Registern ablaufen kann. Im ersten Quartal 2024 soll der Echtbetrieb aufgenommen werden. Damit soll das Once-Only-Prinzip für Basisdaten von Unternehmen in den angeschlossenen Registern ermöglicht werden. Im zweiten Quartal 2026 soll schließlich eine Evaluierung des Registers stattfinden.

3. Änderungen durch das UBRegG in der Praxis?

Die aktuelle Fassung des UBRegG erreicht die selbstgesetzten ehrgeizigen Ziele zunächst noch nicht und stellt allenfalls einen ersten Schritt zur Erreichung dieser Ziele dar - weitere Folgeschritte bleiben abzuwarten.

Im Zuge der Schaffung der für das Basisregister erforderlichen Infrastruktur wird mittelfristig ein automatisierter Registerabgleich möglich sein. Es liegt nahe, dass im Zuge dessen etwaige Unstimmigkeiten oder fehlende Eintragungen in Unternehmensregistern zu Tage treten und Fehler unabhängig durch die zuständige Stelle etwa mit Bußgeldern geahndet werden können. Schon jetzt sollte daher einmal mehr darauf geachtet werden, dass bestehende Mitteilungspflichten gegenüber den Registern erfüllt werden.

Zudem schweigt das Gesetz in Bezug auf die Frage, ob eine zentralisierte Datenübermittlung an das Basisregister die betroffenen Unternehmen von ihren Mitteilungspflichten gegenüber anderen Registern tatsächlich befreit. In der Praxis sind betroffene Unternehmen zumeist verschiedenen Mitteilungspflichten gegenüber diversen Registern (z.B. Handelsregister, Transparenzregister, Gewerberegister usw.) unterworfen. Die Entlastung von Unternehmen und Verwaltung durch die Reduzierung des bürokratischen Aufwandes würde indes voraussetzen, dass betroffene Unternehmen ihre Mitteilungspflichten gegenüber anderen Registern erfüllen können, indem sie eine einzige Mitteilung an das Basisregister übermitteln. Sollten betroffene Unternehmen hingegen durch die Mitteilung an das Basisregister nicht von der Mitteilungspflicht gegenüber anderen Registern befreit werden, handelte es sich hierbei schlicht um eine weitere Mitteilungspflicht in Ergänzung zu den bestehenden Mitteilungspflichten. Letztlich bleibt abzuwarten, ob, wann und inwiefern das UBRegG im Hinblick auf diesen Aspekt nachgeschärft werden wird. Aktuell ändert sich daher für betroffene Unternehmen erstmal nichts. Insbesondere findet das Once-Only-Prinzip in der aktuellen Fassung des Gesetzes noch keine Anwendung.

Sollte eine Mitteilung an das Basisregister tatsächlich von der Mitteilungspflicht gegenüber den übrigen Registern befreien, ergäben sich bei der praktischen Umsetzung weitere Fallstricke, denn die jeweiligen Register stellen unterschiedliche formale Voraussetzungen an die Registereintragungen. Während eine Mitteilung gegenüber dem Transparenzregister formlos möglich ist und es keine zwischengeschaltete Prüfungsinstanz gibt, sind Eintragungen in das Handelsregister regelmäßig strengen formalen Voraussetzungen unterworfen (Beglaubigung oder Beurkundung). Darüber hinaus werden Handelsregistereintragungen regelmäßig durch eine unabhängige doppelte Kontrollinstanz, bestehend aus dem Notariat sowie dem zuständigen Registergericht, geprüft. Es bleibt abzuwarten, wie derart unterschiedliche Eintragungsvoraussetzungen vor dem Hintergrund einer zentralen Mitteilung gegenüber dem Basisregister reflektiert werden sollen.

4. Summa

In der Theorie stellt sich das UBRegG als begrüßenswerter Schritt in Richtung einer modernen, effizienten, transparenten und zentralisierten Registerlandschaft dar. Gleichzeitig ist es in der aktuellen Fassung noch nicht mehr als: ein erster Schritt. Denn um tatsächlich eine bürokratische und verwaltungstechnische Entlastung von Unternehmen zu generieren, muss die erforderliche Infrastruktur erst noch geschaffen werden. Sofern dies gelingt, wird es die Aufgabe des Gesetzgebers sein, diverse Fallstricke zu lösen, die z.B. durch die unterschiedlichen formalen Anforderungen der einzelnen Register entstehen.

Durch die Verabschiedung des UBRegG ändert sich für die Praxis der betroffenen Unternehmen in Deutschland zunächst noch nicht viel. Es steigt allenfalls das Risiko der Aufdeckung fehlender oder uneinheitlicher Registereintragungen durch automatisierte Abgleiche, sobald die hierfür erforderliche Infrastruktur geschaffen wurde. Unverändert bleibt insbesondere die Pflicht von Unternehmen gegebenenfalls redundante Mitteilungen gegenüber verschiedenen Unternehmensregistern zu machen.

Ob und wann das UBRegG die angesprochenen Probleme beheben kann, insbesondere ob der selbstgesetzte ehrgeizige Zeitplan eingehalten werden wird, bleibt abzuwarten. Nach Aussage von Bundesminister Peter Altmaier wolle er „jetzt sofort mit der Umsetzung beginnen“. In der Gesamtschau erwartet die Bundesregierung durch die umfassenden Registerzentralisierung ein jährliches Entlastungspotential der Wirtschaft im dreistelligen Millionenbereich. Ob und wann sich eine entsprechende Entlastung tatsächlich einstellen wird, bleibt unklar.